Как я создаю время (да мне тоже нравится это название).

 Я уверен, что каждый из нас прочел ни одну книгу о «Time Management», еще больше статей и постов в блогах (если вы исключение, то вы уже читаете один из них). Причина банальна — времени всегда мало (я постараюсь к концу этого поста развенчать этот миф). Сразу скажу, что я не гуру в этом вопросе, я продолжаю искать мой путь и ответы на вопросы: как все успевать и как быть максимально продуктивным. Сегодня я хочу написать часть моих наработок. Может кому-то они будут полезны. Я буду очень признателен, если вы оставите основные тезисы вашей методологии в комментариях.

Давайте просто прикинем. Дано: 24 часа. Из них 6-7 часов сна, 8 часов на работу, минимум 1 час на дорогу туда и обратно, 1 час на обед, 1 час на завтрак и ужин.

Итого: 24-18= 6 часов!

Просто остановитесь и задумайтесь на секунду сейчас. 6 часов! Меньше 1/3 части вашего дня остается на вещи, которые вы действительно любите и которые делают вас счастливыми: семья, дети, хобби, спортзал и различные курсы... Список бесконечен на самом деле. И это все надо вместить в 6 часов — impossible!

В Украине по мимо основной работы я также фрилансил, что окончательно съедало эти свободные 6 часов и даже часть субботы. Так же у меня есть пара “breakable toy projects”, на которые я выделяю время. Иногда я стараюсь “пописывать” в свой блог и блог о Бельгии. Посещал индивидуальные курсы английского языка в г. Донецке. В Бельгии к занятиям английским языком на данном этапе добавились курсы нидерландского языка и курсы вождения (а так же куча беготни по всяким инстанциям с папкой бумажек. В этом месте спасибо Бельгии, что тут нет такой бюрократии: нет очередей и часть бумажек можно благополучно отправить по мылу — 21 век на дворе как никак). Плюс мы должны и очень желаем находить время на путешествия и познание прекрасных мест вокруг нас (иначе на кой черт было переться в такую даль?!)

Как вы сами видите, дел невпроворот Да и к тому же я просто МЕГО ленивый. Да-да, это так. И огромадное спасибо моей жене за то, что часто заставляет меня действовать.

Ближе к телу! Было прочитано уйма книг по управлению временем — часть из них полный rubbish, еще большая часть bullshit. И только в единицах есть что-то стоящее. А не банально: больше работать, меньше спать или делать только то, что любишь. Утрирую конечно, но суть вы поняли.

Вот часть того, что я сделал, чтобы украсть для себя время и увеличить свою продуктивность.

1. The pomodoro technique.

Когда я работаю или делаю что-то требующее полной концентрации на задаче — идеальный вариант. Я не следую данной методологии полностью, как в книге, а просто стараюсь фокусироваться на таймере и запрещаю себе отвлекаться. Главный смысл: вы делите вашу задачу на «помодоры» и включаете таймер. Пока он не закончился, запрещено делать любые другие вещи! Прочитайте, очень полезная вещь. Офигенный вариант для этого focus booster, очень рекомендую! Может потом буду использоваться этот метод на полную катушку.

Пример из жизни: один знакомый даже ставит статусы в Outlook, когда с ним можно общаться или когда занят. А также дублирует аналогичную табличку на рабочем столе — спрашивать или звонить в это время бесполезно.

2. Банально, Gmail.

Из всех мессенджеров я пользуюсь только Skype, все остальное идет полностью в почту. Которую заставьте проверять себя 2 раза в день, ни больше! Утром и перед уходом домой. Я не вижу никаких предпосылок делать это чаще. Если что-то действительно очень-очень сильно важное — позвонят. Но старайтесь отучать людей от этой глупой привычки. Людям свойственно уточнять очевидные вещи и делать из этого просто high priority. Для того чтобы сконцентрировать все в одном месте подойдет хороший сервис Feed My Inbox (он позволяет пересылать ваши RSS подписки на почту) Я отказался от Google Reader, когда понял что он забирает слишком много времени. Также и вы проведите статистику (например неделю), что вы действительно! читает. Остальное просто удалите. Иначе вас просто засыплет письмами (читай спамом!). У меня например, всего 5 подписок, включая технические и новостные, которые в свою очередь еще должны пройти через спам-фильтры в почте. В идеале на проверку и ответы у вас должно уходить 10-20 минут.

3. Избавьтесь от “новостного шума”.

Все социальные сети, телевизор, новости — огромное ЗЛО! Которое просто с сумасшедшей скоростью испаряет ваше время! Что вы там хотите прочитать/увидеть? Просто подумайте, если в мире действительно произойдет что-то важное, обязательно найдется человек, который вам это расскажет. Используйте, одно из правил project management’а — делегируете эти задачи другим И заметьте, эти люди работают на вас совершенно бесплатно. Проблема нашего времени, это информационный шум. Мы просто не в состоянии отфильтровать полезную информацию. Выход один, просто отгородить от себя информацию, чтобы ее фильтровали другие.

4. Сначала — главное дело.

Есть интересная стратегия об одной важной задаче/цели на год (я постараюсь когда-нибудь расписать как я планирую свою жизнь на месяц/год/3 года вперед и что для этого использую).

Если применять данную стратегию, то все важные дела (или самое важное) должны быть сделаны утром в первую очередь. Все остальное не важно. Главное сделать именно эту задачу. Как результат, после этого над вами ни довлеет осознание, что впереди вас ждет серьезная проблема. И даже, если вы ничего не сделаете, кроме этого в течении рабочего дня, вы все равно значительно продвинетесь вперед. И так каждый день!

5. Используйте календарь для планирования ваших дел.

Опять же, Google Calendar меня очень устраивает. Я использую также Google Calendar Sync, который позволяет настроить мне синхронизацию между мои календарем и моим календарем в  компании. Как результат, я всегда знаю, когда у меня будет свободное время и когда будет сделана та или иная задача.

6. Используйте Task Managers.

Записывайте и планируете все, что вам необходимо сделать в специальных программах. Разгрузите ваш мозг и вашу память (помните пункт 1?) Вы должны заниматься одной задачей (если нас читает Юлий Цезарь, то этот пункт он может пропустить)! Вся ваша энергия, мозг и память должны быть сфокусированы только в одном месте. Это даст вам максимальную продуктивность! У меня на работе лежит блокнот, куда я помимо официальной программы компании записываю все задачи, которые делаю. Также ставлю количество потраченных “помидорок” на эту задачу. Что позволяет мне также учится оценивать и контролировать задачи. Дома я использую Pocket Informant HD (Calendar & Tasks) для iPad. Вы можете использовать любую другую. Только одно условие, эта программа должна иметь синхронизацию с вашим календарем, иначе бессмысленно. В моем случае, я вижу личный и рабочий календарь в данном приложении и могу легко управлять своими задачами. Распределять их по неделе. Опять же, заносите все даже самые незначительные задачи (например сейчас у меня стоит задача приготовить “соус из клюквы”), пытайтесь разгрузить максимально вашу памятью.

7. Не создавайте задачи. Создавайте решения.

Не надо писать абстрактные идеи, иначе они так и останутся на бумаге/в интернете. Пишите конкретно действия/решения: купить, сделать, построить. Я имею ввиду старайтесь избегать слов “проанализировать”, “посмотреть” или просто описать проблему. Задачи должны быть четкие и правильно поставленные. Чтобы вы могли поставить «выполнено» или нет, плюс или минус. Как можно оценить выполнение, например “информация о поезде в Париж”. Что тут поставить? Что нужно сделать? Пишите: “информация о билетах”, “о гостинице”, “когда лучше поехать”. Чтобы можно было дать четкий ответ.

Главное, что я пытаюсь донести: управление временем невозможно без управления делами. Это забывают многие книги! Вы просто не в состоянии работать больше 24 часов или спать например меньше 5 часов (я же не думаю, что вы Леонардо да Винчи). Не пытайтесь увеличить количество часов в сутках — это же не возможно. Проанализируйте все ненужные вещи, которые забирают ваше время и избавьтесь от них. Постарайтесь один день-неделю записывать каждые пол часа вашего времени, что вы делали, что сделали. Вы удивитесь, как мало вы работаете на самом деле! Например, я заметил, что свою работу могу реально сделать до обеда. Если использую данную технику. Т.е. работаю с таймером по 25 минут и делаю все положенные перерывы. Поверьте мне, вы поразитесь своим результатам! В итоге, вам просто необязательно тратить все время на работу. 

Вы сэкономите уйму времени, изолировав себя от “информационного шума” (никаких социальных сетей, новостей, твиттера — это банальная трата времени).

Делайте все, чтобы создать/забрать/украсть ваше время.

Думаю, что этого пока достаточно. Может в будущем я дополню этот пост.